Conoscere lo stato della propria liquidità, ed assumere le decisioni finanziarie più appropriate è fondamentale per gestire il proprio business. Questo è il vantaggio di portare la contabilità prima nota, in aggiunta alla contabilità di tipo civilistico-fiscale.

La prima nota ti permette di ponderare le tue decisioni, di spesa e investimento, in relazione alla tua “reale” capacità finanziaria del momento, intesa in senso “monetario”.

La guida ti suggerisce i passaggi da compiere per portare la tua contabilità “prima nota”, attraverso:

• La registrazione delle operazioni
• Il monitoraggio dei flussi, nel tempo
• L’analisi delle operazioni
• La valutazione dei saldi di cassa e banca

1. Registrare le operazioni

L’operazione di registrazione delle operazioni, in relazione alla sua complessità riferita ai dati da rilevare, caratterizza l’intero processo della prima nota.

La proposta di questa guida è quella di ridurre la registrazione ai “soli dati essenziali”. Più semplice risulta la registrazione più è probabile che il processo continui a funzionare, perché non impiega tempo.

La figura suggerisce lo schema di registrazione costituito da soli cinque campi.

I campi ritenuti essenziali, in questo caso trattato dall’esempio sono:

• Data
• Movimento
• Descrizione
• Conto
• Importo

2. Monitorare i flussi

Se tutte le operazioni sono registrate, la loro disposizione in ordine cronologico, con i relativi importi, permette un monitoraggio nel tempo dei flussi di denaro.

I flussi finanziari, che nell’immagine in alto sono aggregati per mese riportandone la somma, permettono di osservare l’andamento delle entrate e delle uscite, del conto cassa e del conto banca.

3. Analizzare le operazioni

Posto che il sistema di registrazione lo permetta, le operazioni devono essere analizzate.

La selezione delle registrazioni per data, movimento, conto e importo è fondamentale per identificare le operazioni che presentano determinate caratteristiche o “anomalie”.

Chi effettua l’analisi, può comprendere le singole registrazioni grazie ai loro cinque dati che continuano a classificarle: data, movimento, conto e importo, con la relativa descrizione.

La schermata in alto permette di osservare che le sole operazioni visibili, sulle quali si può concentrare l’attenzione dell’analizzatore, sono solamente quelle corrispondenti ai dati indicati nello spazio riservato all’interrogazione dei dati e cioè le sole operazioni di novembre, dal 1 al 30.

4. Valutare i saldi

I saldi, di cassa e banca, rappresentano, in un determinato momento, la disponibilità presente presso i rispettivi conti. Questi sono i volumi in relazione ai quali possono essere assunte delle decisioni di business.

La figura rappresenta la consistenza della cassa e della banca attraverso la generazione di un grafico.

Il lettore è consapevole che alla base delle scelte di spesa e di investimento, nell’ambito aziendale, la prima nota fornisce solamente dati riferiti ad una disponibilità che definiamo “monetaria”.

Ovviamente le decisioni devono fare riferimento a tante altre informazioni che non sono oggetto della seguente tematica trattata ma riguardano i crediti e i debiti e tanti altri fattori.

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Di seguito troverai i passaggi e il materiale per progettare e gestire riunioni aziendali senza dispersione. Tutto quello che ti occorre è descritto ed illustrato di seguito. Crea la tua procedura e sviluppa i tuoi moduli per la registrazione dei dati

La figura successiva anticipa come gestire le riunioni aziendali senza dispersione attraverso la registrazione di tutti i dati. L’argomento sarà elaborato di seguito dalla procedura.

Obiettivi, risultati e registrazioni

Le riunioni in azienda, pur essendo un potente strumento di gestione, sono spesso considerate poco produttive e spesso del tutto inutili e, di conseguenza, non si fanno.

Se vuoi gestire le riunioni aziendali senza dispersione, la procedura ti suggerisce l’impiego di moduli dati, più efficaci e pratici da utilizzare

Per evitare il fenomeno della dispersione, il processo che abbiamo studiato e suggeriamo, è basato solamente sugli obiettivi, e costituito dalle sole attività essenziali che sono:

• programmare cosa fare
• verificare quanto è stato effettivamente compiuto
• registrare (sempre) i dati per valutare l’efficacia delle riunioni

Procedura: Gestire le riunioni aziendali senza dispersione

Scopo

Gestire le riunioni aziendali convogliando efficacemente, le attività da compiere e le risorse da impiegare verso il raggiungimento dei risultati stabiliti.

Fasi della procedura gestire le riunioni aziendali senza dispersione

1. Progettare la riunione
2. Programmare gli obiettivi
3. Verificare l’attuazione delle decisioni

Fate attenzione ai moduli indicati perché suggeriscono le informazioni essenziali da registrare per costruire il modello gestionale della riunione. I moduli suggeriscono “i criteri” da attuare nella gestione delle riunioni per abbassare il livello dispersione organizzativa.

Applicazione della procedura per gestire le riunioni aziendali senza dispersione

La procedura si applica alle riunioni aziendali concepite per orientare l’attività del personale verso gli obiettivi aziendali attraverso l’assunzione di decisione e l’attribuzione di responsabilità. Può essere applicata a qualunque gruppo persegua degli obiettivi, di business o di altra natura.

1. Progettare la riunione

I passi per la progettazione sono semplici.

Stabilire tempi e luogo

Prima cosa stabiliamo data, luogo e orari della riunione, considerando gli elementi indicati nella figura sottostante, che rappresenta un esempio per registrare e conservare i dati.

La definizione esatta, in pochi campi, di tempi e luogo diminuisce la dispersione.

Selezionare gli argomenti

Selezioniamo gli argomenti che tratteremo nel corso della riunione in ordine di sequenza.
Descriviamo gli argomenti attraverso un titolo semplice e comprensibile per tutti.

• Specificare un argomento attraverso una sola frase diminuisce la dispersione
• Stabilire gli argomenti da trattare significa escludere tutti gli altri che aumenterebbero la dispersione

Assicurandosi di considerare gli aspetti indicati nell’esempio in basso, nel modulo che indichiamo per la registrazione dei dati.

Selezionare i Partecipanti

Selezioniamo i partecipanti in relazione agli argomenti da trattare. Tali saranno convocati alla riunione. L’esempio che segue indica la registrazione dei partecipanti con il loro ruolo aziendale.

Quando stabiliamo chi deve partecipare alla riunione dobbiamo assicurarci che siano rispettati i criteri indicati nel modulo successivo in relazione alla “selezione” dei convocati.

Una efficace selezione dei convocati, in relazione alla pertinenza agli argomenti da trattare, contribuisce ad gestire le riunioni aziendali senza dispersione

2. Programmare gli obiettivi per gestire le riunioni aziendali senza dispersione

Assumere le decisioni

La procedura proposta ci suggerisce di trascurare i contenuti della riunione e di registrare esclusivamente le decisioni assunte al termine della riunione.

Trasformare le decisioni in obiettivi

Attenzione: la procedura ci suggerisce di trasformare le azioni in obiettivi che, come notiamo nell’esempio del modulo dati successivo, devono essere:

• Specifici
• Misurabili
• Realistici
• Basati su tempi e costi
• Assegnati a un responsabile

Attribuire le responsabilità

Il raggiungimento degli obiettivi di business è influenzato dai responsabili a cui questi obiettivi sono affidati ma anche dal controllo esercitato, su di essi (obiettivi e responsabili) dalla “direzione aziendale”.

3. Verificare l’attuazione delle decisioni

Un semplicissimo programma di lavoro, come quello suggerito di seguito, permette alla “Direzione” di controllare l’attuazione delle decisioni assunte e gestire le riunioni aziendali senza dispersione.

Attraverso la verifica, la direzione deve assicurare che l’obiettivo venga raggiunto dal responsabile designato, entro la scadenza stabilita, rispettando l’eventuale budget reso disponibile.

Provvedere “sempre” alle registrazioni

Provvedere sempre alla registrazione, essenziale ed ordinata, di tutte le informazioni relative agli obiettivi perseguiti e ai loro esiti, permette di disporre un “patrimonio informativo” estremamente utile a valutare la storia, le potenzialità, i rischi e le opportunità che l’azienda deve affrontare.

Le riunioni sono uno degli strumenti più efficaci per la gestione del business se, come nell’esempio successivo, la modulistica a disposizione dell’azienda conserva, in una sorta di “agenda” tutte le informazioni registrate relative a tutte le riunioni, uno strumento potente per gestire le riunioni aziendali senza dispersione.

Quest’agenda, che suggeriamo di impiegare come appare nella figura sottostante, rappresenta la cronologia della storia dell’attività aziendale.

A differenza del modulo precedente, conserva tutte le decisioni che sono state portate a termine e cioè tutti gli obiettivi raggiunti.

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La guida illustra i passi per gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001, attraverso un procedura che considera:

• I requisiti del cliente (Committente)
• Attività di lavoro da compiere, con scadenze e responsabilità (Commessa)
• I costi da sostenere
• La registrazione dei dati necessari alla gestione della commessa
• Gli stati di avanzamento e risultati di gestione

La procedura come esempio

La procedura “Gestione commesse” rappresenta un esempio utile per personalizzare il processo di gestione delle commesse aziendali, conformemente ai requisiti contrattuali espressi dal cliente e in linea con i costi e i tempi stabiliti preventivamente. Gli esempi della procedura “Gestione commesse” suggeriscono quali informazioni e dati registrare e analizzare.

Seguendo l’esempio, possiamo creare la nostra procedura per Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001.

Procedura: Gestione commesse

Scopo:

Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001, ispirandosi ai suoi requisiti, significa sviluppare tutto il lavoro, conformemente ai requisiti contrattuali del cliente, nel rispetto dei tempi stabiliti dal progetto di commessa, e nei vincoli di costi stabiliti dal budget.

Applicazioni di esempio per :

Il committente ci commissiona un prodotto da realizzare oppure un servizio da eseguire e noi, in relazione ai requisiti espressi, contrattualizzati o meno, dobbiamo svilupparlo rispettando parametri tecnici, condizioni, specifiche tecniche. Esempi: l’organizzazione di una fiera, la realizzazione di un impianto, la costruzione di un edificio o di un’opera, lo sviluppo di un sito web o di un software, ecc.

Fasi della procedura per gestire le commesse aziendali

1. Progettare la commessa (Plan)
2. Eseguire e monitorare il lavoro (Do)
3. Valutare i risultati per migliorarli (Check – Act)

Attuiamo le fasi, con attività e esempi.

Esempi tratti dal database Gestione commessa

1. Progettare la commessa

Prima di tutto, identifichiamo e classifichiamo la commessa. Queste operazioni sono utili a tenere separata la gestione delle commesse in maniera tale da poterle valutare nel loro “singolo” apporto al risultato di business complessivo. Le commesse infatti vanno anche confrontate tra loro, in base all’impegno profuso e ai risultati ottenuti.

Nell’esempio riportato nella figura successiva, i dati identificano le commesse aziendali attraverso il titolo dato alla commessa.

Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità: dati identificativi e classificatori

Altri dati, oltre al titolo che ha una funzione identificativa, permettono di classificare la commessa che abbiamo di fronte per poi gestirla in relazione alle informazioni raccolte.

Nell’esempio in basso troviamo un’operazione di classificazione che rileva, per la commessa:

• La tipologia
• La categoria
• Il responsabile interno a cui è affidata
• Il committente
• Le date di inizio e fine
• Lo stato in corso

La descrizione della commessa e la raccolta dei requisiti

La “Descrizione della commessa” che vediamo in figura è il primo passo vero della progettazione poiché stabilisce come dobbiamo gestire la commessa alla luce della situazione attuale (contesto) della nostra azienda che deve svilupparla.

Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001, implica comprendere i requisiti espressi e le esigenze, ancorché non espresse, ma desumibili.

Una buona descrizione fornisce un’idea generale dei requisiti e delle esigenze del cliente. A questa deve seguire una specifica dei requisiti come nell’esempio che vediamo in figura, nel quale, vediamo come viene identificato e gestito ogni singolo requisito.

Nell’immagine sopra, classifichiamo il requisito della “Flessibilità” in relazione alla sua tipologia.

Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001: Riesame dei requisiti

Successivamente, sempre in figura, notiamo che il requisito deve essere descritto e riesaminato, per stabilirne la fattibilità e attribuirne l’eventuale responsabilità dal punto di vista tecnico.

Dopo la raccolta e il riesame dei requisiti è necessario stabilire le fasi di lavoro per lo sviluppo della commessa. Es: Progettazione, Impiantistica e Pavimentazione, come nelle figure.

Identifichiamo e classifichiamo ciascuna fase di lavoro, che deve essere eseguita, come nell’esempio che segue che riporta la fase di “pavimentazione”.

Attribuzione delle responsabilità e scadenze gestire le commesse aziendali

Ciascuna fase di lavoro, opportunamente descritta, deve essere attribuita a un responsabile, Arch. Roberta Esatti nell’esempio, e pianificata in relazione alla data di inizio e fine lavori.

Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001, significa poter identificare e rintracciare le responsabilità.

Per completare la progettazione della commessa dobbiamo passare alla determinazione dei costi della commessa in relazione alle risorse da impiegare nello sviluppo della commessa, per esempio: materiale, manodopera, attrezzatura, cancelleria, consulenza, servizi ecc.

Generazione del budget

Nella figura sottostante vediamo un primo blocco – a sinistra – nel quale sono state indicate le risorse necessarie e i costi, con la relativa voce del conto. A destra, invece, si stabilisce la destinazione delle risorse, indicando le fasi di lavoro, i requisiti e i responsabili che devono rispondere della gestione delle risorse rese disponibili.

Quando tutti i dati sono stati raccolti, attraverso applicativi come Access oppure Excel, questi possono essere stampati sotto forma di report per riassumere tutti i dati relativi alla progettazione della commessa. L’esempio proposto di sotto riguarda il report “requisiti”.

2. Eseguire e monitorare il lavoro

Registrazione di attività eseguite e tempo impiegato

Quando iniziano le attività lavorative è necessario registrare il tempo dedicato a ciascuna fase di lavoro prevista dalla commessa e a ciascun requisito. Soltanto grazie a queste registrazioni potremo monitorare se le ore di lavoro eseguite rispettano i tempi previsti in fase di progettazione. L’esempio in basso suggerisce la registrazione e l’imputazione delle ore di lavoro, per ciascuna persona coinvolta nella commessa.

Registrazione dei consumi (impieghi) di risorse

Come accade per le ore di lavoro, durante le attività procediamo a registrare, e a imputare, anche i consumi delle risorse che abbiamo impiegato nella commessa e nelle spese sostenute per l’acquisto delle necessità, sempre e solo relative alla commessa in questione.

Registrazione degli spese (acquisti relativi alla commessa)

Attraverso la figura in basso, suggeriamo la modalità per tenere una contabilità interna alla commessa che permetta di rilevare gli acquisti ed imputarne il costo a determinate fasi e requisiti della commessa.

Monitoraggio delle attività svolte gestire le commesse aziendali secondo la Qualità

Il monitoraggio delle attività svolte in relazione a ciascuna fase permette di determinare lo stato di avanzamento della commessa, in relazione allo stato di avanzamento delle sue fasi. Nella figura sottostante vediamo lo stato di avanzamento di fase e lo stato di avanzamento medio che risulta utile in caso di contemporaneità delle fasi.

Stato di avanzamento delle fasi e della commessa

Lo stato di avanzamento del lavoro di ciascuna commessa deve essere monitorato in relazione alle scadenze, per assicurare che l’intera commessa si concluda entro il termine stabilito in progettazione.

In aggiunta alle variabili “economiche” di costi e tempi, dobbiamo monitorare anche la qualità di quanto stiamo dando o daremo al cliente attraverso la commessa. Tale qualità, nell’esempio indicato di seguito, è monitorata in riferimento ai requisiti del cliente per i quali facciamo e registriamo il riesame, la verifica di fattibilità e una verifica di soddisfazione in occasione del rilascio.

3. Valutare i risultati

L’esempio in basso suggerisce di disporre di una semplice modulistica che permetta di confrontare la differenza tra:

• quanto è stato stabilito nei requisiti di commessa e il lavoro effettivamente eseguito
• quanto è stato stabilito in termini di costi dal budget e quanto effettivamente è stato speso
• quanto è stato stabilito per il tempo necessario e quanto tempo effettivo ha impegnato la commessa

Gestire le commesse aziendali secondo la Qualità ISO 9001, significa ottenere risultati economici e di conformità, specifici, misurabili e attribuibili a responsabilità ben identificate, per la successiva verifica.

Questa differenza, rinvenibile negli aspetti “economici” e di “conformità”, rappresenta il risultato della commessa.

Strumenti utili per gestire le commesse: Database Gestione Commessa

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Presentazione Database Gestione Commessa

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La procedura spiega come gestire le relazioni di business con il CRM attraverso la proposta della creazione di una banca dati Clienti e dei moduli per la registrazione e la gestione dei dati, intelligence.

Comprenderemo velocemente:

• Quali obiettivi di business possono essere perseguiti
• Come funziona e come utilizzarlo
• Quali strumenti informatici già possediamo utilizzare per partire subito

Procedura: Customer Relationship Management

Scopo:

Perseguire obiettivi di business attraverso la gestione delle relazioni con i soggetti, basata sulle caratteristiche e sugli interessi che permettono di classificarli.

Per business intendiamo, ad esempio: relazioni commerciali, professionali, sociali, politiche, societarie, partitiche, sindacali, ecc.

La procedura ci spiega come gestire le relazioni di business con il CRM e perseguire gli obiettivi.

Applicazioni di esempio possibili per gestire le relazioni di business con il CRM

• Sviluppare relazioni per acquisire clienti e/o commesse particolari
• Sviluppare contatti politici e sociali finalizzati al business
• Gestire relazioni “produttive” con soci in affari

Fattori di efficacia:

• Consapevolezza dell’influenza della relazione sui risultati di business
• Focalizzazione sulla raccolta e l’analisi delle informazioni (intelligence)
• Conformità alla procedura indicata

Fasi:

1. Determinare e riesaminare la banca dati “Soggetti”
2. Sviluppare la “Relazione” secondo le caratteristiche dei “Soggetti”
3. Gestire le attività di business in base alla “Relazione”
4. Riesaminare la “Relazione” e valutare i risultati ottenuti.

1. Determinare e riesaminare la banca dati “Soggetti”

Raccogliete, all’interno di una base dati creata in Excel oppure in Access, tutte le informazioni che permettono di identificare e classificare i vostri contatti, a prescindere dall’utilità che riconoscete a ciascuno e che vi riserverete di valutare in seguito, in relazioni agli obiettivi perseguiti.

Queste sono l’input fondamentale per gestire le relazioni di business con il CRM con successo.

L’esempio in basso permette di osservare i dati che, a titolo di esempio, sono utilizzati per identificare il soggetto e classificarlo in relazione a delle caratteristiche che riteniamo essenziali per gestire la relazione.

Riesaminate le informazioni relative al soggetto “target”, che nell’esempio illustrato è un cliente, e stabilite (nelle note) l’obiettivo di business da perseguire e un’eventuale strategia di sviluppo della relazione.

2. Sviluppare la “Relazione” secondo le caratteristiche dei “Soggetti”

Per gestire le relazioni di business con la logica del CRM, iniziate la relazione (approccio) e lasciatela maturare (intesa), con l’obiettivo di raccogliere e registrare tutte le informazioni possibili che scaturiscono dalla relazione e tornano utili nel perseguimento dello scopo di business (aggancio).

Grazie allo sviluppo della relazione conosciamo meglio il soggetto e possiamo adeguare le nostre azioni di business alle sue aspettative e necessità.

Nell’esempio in basso, evidenziamo la modalità con cui vengono registrate tutte le informazioni che scaturiscono dalla relazione, intelligence.

La storia della relazione, sempre aggiornata!

3. Gestire le attività di business in base alla “Relazione”

Richieste

Per gestire le relazioni di business con il CRM, raccogliete le “richieste” esplicitate dal soggetto, nel corso della relazione assicurandovi di comprendere bene quali sono le sue esigenze, i suoi obiettivi e i suoi vincoli.
Una buona attività di intelligence, anche semplice come nell’esempio mostrato di seguito, fornisce le informazioni “cruciali” per eseguire efficacemente le vostre attività di business in generale e gestire le relazioni di business con il CRM.

Attività

Registrate, come nella figura successiva, tutte le attività di business che eseguite in considerazione delle “richieste” del soggetto e del vostro scopo.

Risultati

In aggiunta alle attività compiute, registrate anche i risultati ottenuti. L’esempio illustrato in basso, essendo stato concepito per massimizzare i ricavi, evidenzia la registrazione dei risultati intesi come vendite.

4. Riesaminare la “Relazione” e valutare risultati ottenuti

Individuate i fattori critici che hanno influenzato positivamente o negativamente sulla relazione, in relazione ai risultati ottenuti.

Registrare nel CRM i fattori critici relativi alla relazione con il clienti allo scopo di considerarli nello sviluppo successivo dei rapporti.

Strumenti utili per iniziare a gestire le relazioni di business con il CRM

Video tutorial su Youtube:
Com’è fatto il CRM
Come usare il CRM

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