Il presente modello sulle Misure Tecniche e Organizzative GDPR rappresenta lo strumento operativo fondamentale per adempiere agli obblighi previsti dall’Art. 32 del Regolamento Europeo.
Questo modulo, parte integrante del nostro kit documentale in Word, è stato progettato per permettere a Titolari e DPO di definire e attuare nell’immediato le misure di sicurezza necessarie a seguito della valutazione dei rischi. Il documento trasforma le linee guida dell’Art. 32 GDPR in una procedura operativa chiara, mirata ad assicurare su base permanente la riservatezza, l’integrità e la resilienza dei sistemi di trattamento. Grazie a questo modello pronto all’uso, potrai documentare con precisione:
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Misure Tecniche: procedure di cifratura per database e dispositivi, installazione di protezioni informatiche (firewall, antivirus) e gestione dei backup sistematici.
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Misure Organizzative: protocolli per la formazione del personale autorizzato, gestione delle aree riservate e distruzione sicura dei documenti cartacei non più utili.
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Resilienza e Ripristino: la capacità di ripristinare tempestivamente l’accesso ai dati in caso di incidente fisico o tecnico, come furti o intrusioni.
Una volta effettuata la valutazione dei rischi, è fondamentale definire azioni concrete. Per una panoramica completa, puoi consultare la nostra guida aggiornata agli adempimenti privacy 2026.
Questo documento guida il Titolare del trattamento nell’applicazione di misure tecniche precise, stabilendo responsabilità e scadenze certe per ogni intervento.
Il modello include schede operative per la gestione di:
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Cifratura dei Dati: procedure per proteggere database, server e memorie esterne (USB/Hard Disk) per impedire l’accesso senza chiave di cifratura.
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Accessi e Credenziali: criteri per l’applicazione di password sicure su computer e archivi elettronici dei ruoli apicali e autorizzati.
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Protezioni Informatiche: installazione e verifica di firewall, antivirus, anti-malware e anti-spyware per contrastare distruzione volontaria o trafugamento.
Ogni misura presente nel kit è accompagnata da una sezione dedicata a come verificare l’effettiva applicazione della procedura, permettendo un audit costante sulla sicurezza dei trattamenti.
Per garantire la conformità all’Art. 32 del GDPR, non basta proteggere i dati, ma occorre garantirne la disponibilità costante. Questo modulo del kit documentale fornisce istruzioni operative per la gestione della continuità operativa e della sicurezza fisica delle postazioni:
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Backup Sistematico dei Dati: procedure per l’esecuzione regolare dei backup su server, con verifiche di effettiva applicazione ogni 6 giorni.
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Sicurezza delle Postazioni (Lock-Screen): protocolli per l’attivazione del blocco schermo automatico dopo soli 15 secondi di inattività per prevenire accessi illegali o rivelazioni non autorizzate.
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Dematerializzazione Sicura: linee guida per la scansione dei documenti cartacei contenenti dati personali e la loro corretta conservazione digitale presso il server aziendale.
Queste misure puntano ad assicurare la capacità di ripristinare tempestivamente l’accesso ai dati in caso di incidente fisico o tecnico, come furti, smarrimenti o intrusioni. L’adozione delle contromisure deve basarsi sulle risultanze della Valutazione Rischi Privacy GDPR. Tra le misure organizzative più rilevanti figura la gestione dei privilegi di accesso, formalizzata con la Nomina Amministratore di Sistema GDPR.
La sicurezza dei dati non dipende solo dai software, ma anche dalle procedure organizzative adottate dall’Organizzazione. Questo modulo del kit ti permette di gestire con estrema precisione due aspetti spesso sottovalutati, ma fondamentali per superare eventuali audit:
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Formazione degli Autorizzati: procedure per formare il personale che esegue i trattamenti, con sistemi di controllo degli esiti e predisposizione di azioni formative ulteriori in caso di preparazione insufficiente.
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Segregazione del Cartaceo: protocolli per custodire i documenti fisici in aree riservate chiuse a chiave, con accesso limitato al Titolare o a soggetti autorizzati.
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Controllo delle Bacheche: misure per assicurare la chiusura di bacheche fisiche o digitali, impedendo l’acquisizione indebita di documenti contenenti dati personali.
Implementando queste misure, potrai mitigare efficacemente i rischi di rivelazione non autorizzata, distruzione volontaria e trafugamento per fini impropri.
La conformità richiede un controllo rigoroso anche sulla fase finale del trattamento e sugli accessi da remoto. Questo modulo del kit documentale ti guida nella gestione di:
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Distruzione Sicura: procedure per assicurare la distruzione dei documenti cartacei non più utili, rispettando i periodi di permanenza stabiliti dall’Organizzazione per evitare l’accumulo di dati obsoleti.
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Autenticazione Informatica: protocolli per l’impiego di password individuali per l’accesso a bacheche o documenti tramite sito Internet, garantendo che l’identità dell’utente sia sempre verificata.
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Monitoraggio Regolare: sistemi di verifica periodica per accertare la presenza di documenti accantonati o dispersi e la funzionalità delle credenziali di accesso.
Il kit non offre solo modelli statici, ma un vero e proprio programma per trasformare la prevenzione in prassi quotidiana. Questa sezione permette di verificare regolarmente l’efficacia delle misure adottate attraverso audit specifici.
All’interno troverai checklist dettagliate per:
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Gestione Strumenti Digitali: regole per la cifratura delle e-mail, manutenzione periodica di server e PC e divieto di installazione di software non autorizzati.
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Misure Organizzative Avanzate: gestione dei tempi di conservazione delle immagini di telecamere, applicazione di clausole di riservatezza nei contratti di lavoro e sensibilizzazione continua degli autorizzati.
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Continuità Operativa: capacità di ripristinare tempestivamente l’accesso ai dati in caso di incidenti tecnici o fisici, assicurando resilienza e integrità.
La sicurezza dei dati non si ferma ai confini aziendali. Il nostro kit documentale include una sezione specifica per garantire che i trattamenti affidati all’esterno siano esposti agli stessi standard di protezione interni.
Attraverso questo modulo potrai gestire:
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Qualificazione dei Fornitori: criteri per assicurare che i responsabili esterni possiedano esperienza, capacità e affidabilità.
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Contrattualistica GDPR: modelli per redigere e sottoscrivere le nomine per i responsabili dei trattamenti esterni.
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Audit Periodici: procedure di verifica presso le sedi dei fornitori per accertare il rispetto delle misure tecniche e organizzative impartite dal Titolare
Tutte le procedure descritte sono state elaborate in conformità ai requisiti di sicurezza e protezione dei dati definiti dal Garante per la Protezione dei Dati Personali.
