Documenti privacy secondo il Regolamento Europeo 679/2016 GDPR
Il nuovo Regolamento Europeo sulla privacy il 679/2016 il GDPR comporta adempimenti che richiedono una documentazione completa, semplice e ben strutturata.
In questa trovi i documenti privacy necessari agli adempimenti previsti dal GDPR, dal Provvedimento del Garante sulla videosorveglianza e dal Provvedimento del Garante sull’amministratore di sistema.
Il Kit Documentale “Documenti privacy GDPR” contiene la documentazione già sviluppata per adempiere alle disposizioni legislative.
I Vantaggi dei Documenti Privacy GDPR:
- Sono riferiti puntualmente agli articoli del GDPR e ai Provvedimenti del Garante Italiano Privacy
- Vanno semplicemente compilati nelle parti vuote lasciate ai dati dell’Organizzazione
- Sono perfettamente modificabili in formato Word
- Favoriscono la comprensione e l’utilizzo pratico e snello, sono schematici e sinottici
- Sono adatti a qualunque attività di trattamento di dati personali: aziende, professionisti, commercianti ecc.
Esempio dei documenti inclusi nel Kit Privacy 2026, realizzati in Microsoft Word e pronti all’uso
Struttura dei documenti privacy
Tutti i documenti necessari sono all’interno di una tabella che si chiama “Documenti privacy”. Al suo interno, i documenti sono raccolti in sottocartelle dedicate a precisi aspetti della privacy.
La cartella A è dedicata ai trattamenti e alla loro sicurezza. Questa è la parte iniziale per chi vuole personalizzare la documentazione.
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Il registro dei trattamenti
Il registro dei trattamenti, definisce le finalità del trattamento, gli interessati i cui dati sono trattati all’interno della nostra Organizzazione, le categorie di dati personali trattati, i destinatari di quei dati personali, i termini ultimi per la cancellazione, gli eventuali contitolari del trattamento, i trasferimenti di dati all’estero e le relative garanzie.
Anteprima del Registro dei trattamenti incluso nel Kit: uno dei documenti obbligatori più complessi, già pronto per la compilazione
Politica per la Privacy
La Politica è già sviluppata attraverso l’enunciazione di principi ispiratori quali: il rispetto dei diritti dell’interessato, l’attenzione al corretto adempimento di tutti i requisiti legislativi e la scelta di trattare i dati personali con trasparenza nei confronti degli interessati.
La Politica Privacy inclusa nel Kit: un documento già redatto e pronto per essere personalizzato con i dati della tua organizzazione
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Documento di valutazione dei rischi
Secondo l’articolo 32 del regolamento europeo 679 (GDPR) è obbligatorio redigere il documento di valutazione dei rischi che incombono sulla sicurezza dei dati personali trattati. Attraverso questo documento, individuiamo i rischi ai quali sono sottoposti i dati personali trattati. Nel documento sono già individuati i rischi e le misure tecniche ed organizzative per tenerli sotto controllo. Il documento di valutazione dei rischi va tenuto aggiornato.
Esempio della metodologia e della matrice per la valutazione dei rischi inclusa nel kit, conforme all’Art. 32 del GDPR
Documentiamo anche nuovi rischi che dovessero essere individuati a seguito di una prima ricognizione. Anche per questi nuovi rischi devono essere applicate misure tecniche ed organizzative affinché il rischio non sfoci in un evento negativo.
Documentazione operativa per l’individuazione dei pericoli e la valutazione dei rischi per ciascun trattamento, inclusa nel Kit 2026
Misure tecniche e organizzative
Tali misure corrispondono alle azioni che l’Organizzazione decide di effettuare per proteggere i dati es: applicazione di antivirus o di password, costituzione di aree riservate negli uffici, formazione di coloro che sono autorizzati a trattare i dati ecc.
Esempio delle misure tecniche e organizzative (Art. 32 GDPR) incluse nel Kit: documentazione essenziale per garantire la sicurezza dei dati
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Audit
I documenti di Audit verificano l’applicazione di tutte le misure tecniche ed organizzative applicate. Il titolare del trattamento provvede periodicamente all’audit dei dei trattamenti della propria Organizzazione. I documenti privacy GDPR permettono di disporre dell’elenco delle misure da controllare e di rilevare non conformità e azioni correttive.
Esempio di Modulo di audit incluso nel Kit: uno strumento indispensabile per verificare periodicamente il mantenimento delle misure di sicurezza
La check list degli audit riporta i requisiti richiesti con accanto la possibilità di spuntare le conformità oppure le non conformità.
Valutazione di impatto
Secondo l’articolo 35 del GDPR l’Organizzazione deve provvedere a documentare la valutazione di impatto per quei trattamenti che possono presentare dei rischi elevati per i diritti e le libertà delle persone fisiche quali l’impiego di nuove tecnologie, operazioni di profilazione degli interessati, trattamenti che riguardano una grossa quantità di dati (larga scala):
Esempio di Valutazione di Impatto (DPIA) incluso nel Kit: documentazione pronta per l’analisi dei trattamenti che presentano rischi elevati.
Ai sensi dell’articolo 35 i titolari di trattamento devono:
- Verificare obbligo di compilazione della valutazione di impatto
- Chiedere parere al DPO
- Compilare il documento di valutazione di impatto
- Tenere aggiornato il documento di valutazione di impatto
- Eseguire le misure tecniche/organizzative inserite nel documento
- Verificare le misure tecniche/organizzative eseguite
I documenti privacy GDPR presenti in questo Kit Documentale illustrano i casi obbligatori della valutazione di impatto. Il caso trattato dal Kit non include però una valutazione di impatto già sviluppata.
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DPO – Responsabile della protezione dei dati
Gli articoli 37,38 e 39 del GDPR riguardano il responsabile della protezione dei dati (DPO). Costui sarà colui che si interfaccerà con gli interessti ed il Garante e terrà in sicurezza i dati personali trattati dal titolare. Il DPO può essere scelto tra professionisti esterni o tra i dipendenti dell’organizzazione. Nel Kit Documentale sono già pronti i documenti che dimostrano di aver valutato l’obbligo di nominare il DPO e i documenti di nomina del DPO con tutti gli obblighi e le prescrizioni a cui questi deve aderire.
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Esempio della documentazione per la valutazione e la nomina del DPO (Data Protection Officer) inclusa nel Kit 2026
- Va sottoscritto un atto di nomina e fatta relativa comunicazione al garante
- Il Responsabile della protezione dei dati deve eseguire le misure previste nella nomina e diventa un punto di riferimento per intrattenere il rapporto con gli interessati.
Consultazione preventiva del Garante
L’articolo 36 del GDPR prevede che il titolare del trattamento deve consultare il garante quando all’interno di un trattamento ci sono rischi che possono incidere significativamente sugli interessati, in particolare quando si effettuano trattamenti con le nuove tecnologie. I documenti privacy comprendono la modulistica da utilizzare per valutare l’obbligo di consultare il Garante e la modulistica da impiegare per procedere con l’eventuale consultazione
Esempio della modulistica per la consultazione preventiva del Garante, necessaria per i trattamenti con rischi elevati non mitigabili
Il titolare del trattamento perciò deve valutare, grazie alle indicazioni contenute nei moduli, se si trova nella condizione di dover procedere con la consultazione preventiva del Garante. A tale consultazione il Garante potrà rispondere indicando le sue prescrizioni. Nel Kit Documentale GDPR troviamo i moduli con i quali procedere per la consultazione.
Codici di condotta
Alcuni Enti istituzionali emanano Codici di Condotta per i loro associati. Il titolare deve aderirvi e provvedere ad eseguire le corrispondenti misure di mantenimento.
I documenti presenti nel Kit Documentale permettono di aderire a precisi Codici di Condotta.
Esempio di adesione ai Codici di Condotta incluso nel Kit: documentazione utile per dimostrare la conformità ai trattamenti specifici del settore.
Nella cartella B del Kit Documentale ci sono i documenti privacy dedicati alle nomine da personalizzare. Nella cartella sono presenti i documenti di nomina per tutti i responsabili esterni più comunemente presenti nelle attività lavorative.
Per una gestione corretta, è bene seguire la nostra Guida Operativa Privacy GDPR che spiega come organizzare l’archivio. Se cerchi una soluzione pronta, puoi scaricare il Kit Documenti Privacy GDPR 2026 completo di tutti i modelli Word.
Nelle nomine di ciascun responsabile, a seconda dei trattamenti praticati, ci sono gli obblighi e le disposizioni a cui questi deve attenersi con una vera e propria assunzione di responsabilità
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Responsabile del trattamento
Bisogna mappare tutte le esternalizzazioni dei dati attraverso l’apposito registro delle esternalizzazioni:
Esempio di Mappatura delle esternalizzazioni incluso nel Kit: uno strumento fondamentale per censire e monitorare tutti i fornitori che trattano dati per conto dell’azienda.
Esempi di nomine incluse nel Kit: modelli pronti per consulenti, medici competenti, avvocati e fornitori di servizi IT
Ai documenti di tali nomine, con word, vanno aggiunti semplicemente i dati dei responsabili.
In base all’art 28 del GDPR il titolare del trattamento deve effettuare verifiche sull’effettivo adempimento di quanto previsto in nomina e deve verificare che anche i dipendenti del responsabile (esterno, commercialista, avvocato ecc) abbiano sottoscritto le clausole di riservatezza. Tali clausole, nel Kit Documentale, vanno semplicemente compilate con i dati di coloro che sono autorizzati al trattamento.
Esempio di clausole di riservatezza incluse nel Kit: documentazione essenziale per proteggere i dati sensibili nei contratti con dipendenti e collaboratori
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Autorizzati al trattamento
L’art 29 del GDPR prevede che i dipendenti ed i collaboratori del titolare del trattamento siano nominati “autorizzati al trattamento”, se trattano dati personali di clienti, fornitori, candidati, dipendenti ecc.
I documenti privacy GDPR disponibili permettono di mappare gli Autorizzati e di definire per ciascuno le operazioni consentite quali ad esempio la consultazione del dato, la copia, il trasferimento a terzi, la cancellazione ecc.
Esempio di nomina per le persone autorizzate al trattamento, inclusa nel Kit 2026: un modello Word editabile pronto per la consegna ai dipendenti
Accordo di contitolarità
Nel Kit Documentale troviamo la modulistica relativa all’Accordo di contitolarità previsto all’art.26 del GDPR. Quando i dati personali degli interessati sono trattati da più titolari, costoro devono sottoscrivere un accordo di contitolarità. La modulistica dell’Accordo di contitolarità definisce l’identità e le responsabilità di ciascun titolare. Ognuno deve attuare le misure tecniche ed organizzative previste nell’accordo. Gli interessati al trattamento devono però poter fare riferimento ad un unico ufficio oppure ad un’unica persona (che rappresenta entrambi i titolari) per informarsi e per esercitare i propri diritti.
Esempio di Accordo di contitolarità incluso nel Kit: uno schema già pronto per definire le responsabilità tra contitolari del trattamento
La cartella C della documentazione è dedicata agli aspetti informatici.
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Sicurezza informatica dei dati personali
Gli adempimenti per la sicurezza dei dati personali prevedono la compilazione dei seguenti moduli presenti all’interno del Kit Documentale. Sono tutti in word e permettono di:
- Mappare rete pc, server e stampanti
- Determinare archivi cartacei e aree riservate
- Individuare software e database che trattano dati personali
- Identificare gli autorizzati che accedono ai dati
- Predisporre misure tecniche ed organizzative
- E assegnare chiavi e password
Esempio di mappatura informatica e degli archivi incluso nel Kit: documentazione pronta per censire server, computer e banche dati aziendali
Amministratore di sistema
Il provvedimento del garante del 27 novembre 2008 fa riferimento alla figura e alle funzioni dell’amministratore di sistema. Costui gestisce la rete aziendale e, di conseguenza, può accedere a tutti i dati personali presenti in rete es: clienti, fornitori, personale dipendente ecc.
Esempio di nomina dell’amministratore di sistema inclusa nel Kit: un modello Word completo conforme ai provvedimenti del Garante Privacy
Nel Kit Documentale c’è atto di nomina dell’Amministratore di Sistema da parte del titolare. La nomina già riporta tutti gli obblighi che costui assume nel confronti del titolare del trattamento va soltanto compilata con i dati dell’amministratore di sistema. L’altro modulo è la Relazione dell’amministratore di sistema. Ogni anno infatti, il titolare del trattamento compila la relazione per documentarne l’operato.
Esempio di Relazione annuale dell’Amministratore di sistema inclusa nel Kit: un documento essenziale per rendicontare le attività di controllo svolte sui log e sugli accessi
Formazione per gli autorizzati
La cartella D del Kit Documentale è dedicata alla Formazione. E’ già compilata la modulistica per registrare la formazione diretta al personale autorizzato. La scheda formazione contiene anche i titoli degli argomenti trattati.
L’art 39 prevede i corsi per gli “autorizzati”. Nel Kit ci sono i documenti già pronti per essere utilizzati: la scheda di formazione dell’autorizzato, il test di formazione (da somministrare a seguito della formazione effettuata), ed il correttore del test che riporta le risposte esatte.
Anteprima della scheda di formazione e del test di apprendimento inclusi nel Kit: strumenti pronti per certificare la formazione dei dipendenti
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Data Breach
La cartella E contiene la documentazione per la data breach.
Data Breach sta ad indicare una violazione dei dati. Per gli articoli 33 e 34, a seguito dell’episodio Data Breach, il titolare del trattamento deve effettuare la notifica tempestiva al Garante ce agli interessati
Anteprima della procedura di data breach e del registro delle violazioni inclusi nel Kit: tutto il necessario per gestire gli incidenti in conformità all’Art. 33
Informative
Nella cartella successiva troviamo tutta la documentazione relativa alle Informative. Le Informative sono già state predisposte per ciascuna categoria di interessati.
Secondo gli articoli 12, 13 e 14 del GDPR, i contenuti delle vecchie informative vanno sostituiti dai contenuti del nuovo regolamento europeo.
Anteprima delle informative privacy incluse nel Kit: modelli Word pronti per dipendenti, clienti, fornitori e newsletter
Consenso al trattamento dei dati personali
Gli articoli 6, 7 ,8 e 9 del GDPR sono dedicati al consenso al trattamento dei dati personali. La modulistica per la raccolta e la gestione del consenso è presente nelle stesse informative. Un modulo permette di raccogliere il consenso, l’altro modulo invece permette di revocarlo.
Esempio di formule di consenso incluse nel Kit: modelli Word pronti per la raccolta del consenso marketing e profilazione degli interessati
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Videosorveglianza
Molte Organizzazioni impiegano le telecamere per motivi di sicurezza personale e sicurezza del patrimonio. La cartella G della documentazione contiene i documenti privacy che devono utilizzati.
Il trattamento della videosorveglianza è disciplinato dal provvedimento del garante dell’8 aprile 2010. Dobbiamo definire un protocollo dedicato alla struttura ed al funzionamento delle telecamere e poi nominare un incaricato interno.
Anteprima del Protocollo videosorveglianza e della nomina per il personale autorizzato inclusi nel Kit: documenti pronti per la personalizzazione.
Diritti degli interessati
La cartella contiene i moduli necessari ad esercitare i diritti da parte degli interessati
e troviamo
- la richiesta d’accesso disciplinata dall’art.15, di rettifica prevista dall’art.16, di cancellazione che si può effettuare in base all’art.17
- l’art.18 che prevede la richiesta di limitazione del trattamento
- la richiesta di opposizione dell’articolo 21
- e quella relativa alla portabilità dei propri dati personali prevista all’art.20
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Anteprima dei modelli per l’esercizio dei diritti inclusi nel Kit: 7 moduli Word pronti per gestire richieste di accesso, oblio e portabilità